Shenzhen Lean Kiosk Systems Co., Ltd. frank@lien.cn +86-186-6457-6557
고객 프로필:
중국 브랜드를 대상으로 한 선도적인 온라인 할인 소매업체인 Vipshop은 바쁜 일정으로 중국에서 사무실을 운영하고 있습니다.탄저우 센터. 이 위치에는 공급업체, 파트너, 구직자를 포함하여 매일 많은 방문객이 방문합니다. 안전하고 효율적이며 전문적인 첫인상을 유지하는 것은 운영에 매우 중요합니다.
기존 방문자 관리 프로세스의 과제:
새로운 시스템을 구현하기 전에 Vipshop의 Tanzhou Center 사무실은 상당한 비효율성과 보안 격차에 직면했습니다.
프런트 데스크 혼잡:피크 시간대에는 방문객들이 수동 등록을 위해 긴 줄을 서서 로비 주문을 방해하고 비전문적인 이미지를 투영했습니다.
부정확한 데이터 수집:손으로 쓴 로그는 읽을 수 없거나 불완전한 경우가 많아 보안 사고 발생 시 개인을 정확하게 추적하기가 어렵습니다.
운영 비효율성:리셉션 직원은 수동으로 정보를 수집하고, 세부 정보를 확인하고, 호스트에게 연락하고, 임시 출입증을 발급하는 등 시간이 많이 걸리고 노동 집약적인 프로세스를 수행해야 했습니다.
열악한 방문자 경험:긴 대기 시간과 번거로운 체크인 절차는 비즈니스 미팅을 앞두고 손님들에게 부정적인 첫인상을 안겨주었습니다.
보안 취약점:종이 기반 기록은 쉽게 분실되거나 손상될 수 있으며, 물리적 방문자 카드를 수동으로 관리하면 제대로 검색되지 않을 경우 무단 접근의 위험이 있습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 우리 회사는 포괄적인 셀프 서비스 방문자 관리 솔루션을 구현했습니다. 이 시스템은 사전 등록부터 방문 후 분석까지 전체 프로세스를 간소화하도록 설계되었습니다.
구현된 주요 기능:
셀프 서비스 방문자 키오스크:로비에 설치된 사용자 친화적인 단말기를 통해 방문객들은 스스로 체크인을 할 수 있습니다.
자동 호스트 알림:체크인 시 시스템은 자동으로 SMS 또는 인스턴트 메시지(예: WeChat/DingTalk를 통해)를 호스트에게 보내 게스트의 도착을 알립니다.
통합 배지 인쇄:키오스크는 방문자의 이름, 사진, 호스트 및 방문 날짜가 포함된 전문 임시 방문자 출입증을 즉시 인쇄합니다.
디지털 로그 및 데이터 보안:모든 방문자 정보는 디지털 방식으로 캡처되어 중앙 데이터베이스에 안전하게 저장되어 오류가 발생하기 쉬운 종이 기록을 대체하고 보안 태세를 강화합니다.
새롭고 간소화된 프로세스는 간단하고 효율적입니다.
방문객 도착:탄저우 센터 Vipshop 사무실에 손님이 도착했습니다.
셀프 체크인:방문자는 키오스크를 사용하여 ID를 스캔하거나 세부 정보를 수동으로 입력하여 등록합니다.
호스트 알림:시스템은 지정된 Vipshop 직원에게 즉시 알림을 보냅니다.
배지 발급:키오스크는 개인화된 방문자 출입증/카드를 자동으로 인쇄합니다.
보안 액세스:방문자는 배지를 착용하고 즉시 경고를 받은 호스트의 환영을 받습니다.
우리 시스템의 구현은 즉각적이고 중요한 가치를 제공했습니다.
대기 시간 ~70% 감소:프론트 데스크 대기열이 사실상 제거되어 로비 흐름이 대폭 개선되었습니다.
강화된 보안:이제 모든 방문자에 대한 정확하고 검색 가능한 디지털 기록이 유지됩니다. 자동화된 카드 시스템은 더 나은 감독과 통제를 보장합니다.
프런트 데스크 효율성 ~50% 증가:이제 리셉션 직원은 관리 업무에서 벗어나 더 높은 가치의 업무에 집중하고 따뜻하고 맞춤화된 환영 서비스를 제공합니다.
향상된 기업 이미지:세련되고 기술적인 인터페이스는 모든 방문객에게 현대적이고 전문적인 브랜드 이미지를 제공합니다.
향상된 방문자 경험:원활한 셀프 서비스 프로세스를 통해 고객은 기대와 가치를 느끼게 되며 회의에 긍정적인 분위기를 조성할 수 있습니다.
"이 방문자 관리 시스템의 구현으로 Tanzhou Center의 프론트 데스크 운영이 변했습니다. 이는 더 이상 병목 현상이 아니라 효율성과 보안에 대한 우리의 약속을 보여주는 쇼케이스입니다. 방문자는 감동을 받고 직원의 생산성이 향상되었으며 보안 팀은 필요한 정확한 데이터를 보유하게 되었습니다. 즉각적인 ROI를 통한 원활한 업그레이드였습니다."
— Vipshop Tanzhou Center 사무실 관리자
Tanzhou Center에서 Vipshop의 성공 사례는 스마트한 셀프 서비스 방문자 관리 시스템이 보안 강화, 운영 효율성 최적화, 기업 브랜딩 강화 등 핵심 비즈니스 목표에 어떻게 직접적으로 기여할 수 있는지 보여줍니다. 이 사례는 현장 경험을 업그레이드하려는 현대 기업을 위한 청사진 역할을 합니다.
